1、使用前:請仔細閱讀使用說明書，正確地安裝好機器，包括檢查電源線是否正常、接地是否良好。機器應避免在有灰塵、高溫、日照的環(huán)境中使用。 2、芯線。有些芯線如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯線而有的用的是3芯線，這兩種連接如錯誤，則傳真機無法正常通信。(2)線路通信質量的簡單判斷：當線路通信質量差時，進行傳真可能會引起文件內容部分丟失，字體壓縮或通信線路中斷。判斷方法：摘機后聽撥號音是否有異常雜音。如"滋滋"聲或"咔咔"聲。 3、記錄紙的安裝：記錄紙有兩種，傳真紙(熱敏紙)和普通紙(一般為復印紙)。 a、熱敏紙原理：在基紙上涂上一層化學涂料，常溫下無色，受熱后變?yōu)楹谏?，所以熱敏紙有正反面區(qū)別，安裝時須依據機器的示意圖進行。如新機器出現復印全白時，故障原因可能是原稿放反或熱敏紙放反。 b、普通復印紙的選擇：普通紙傳真機容易出現卡紙故障，多數由于紙質量引起。一般推薦紙張重量為80g/平方米，并且要干燥。特別是佳能B110、B150、B200、三星SF4100機型。 4、三星系列某些機型帶有語言芯片錄音功能：該功能須一節(jié)安裝于機內的9V疊層電池支持工作，如傳真機工作電源斷開后，該電池獨立工作20小時后電量將被放盡，面板液晶顯示"無電池"或"請更換電池"，因此建議該種機型24小時連續(xù)加電工作。 5、卡紙的處理：(1)原稿卡紙，如顯示"DOCUMENTJAM"等。如強行將原稿抽出，易引起進紙機構損壞(如三洋117、217等會顯示"MACHINEERROR")。解決方法：掀開面板，將原稿抽出或將面板下自動分頁器彈簧掀開(詳見各機器使用說明書)將紙取出。(2)記錄紙卡紙，故障原因是記錄紙安裝不正確、紙質量差、切紙刀故障。解決方法：a、正確安裝記錄紙。b、選用高質量記錄紙。c、對于切紙刀引起的卡紙，打開記錄紙艙蓋時不能過于用力。如打不開，則可以將機器斷電后再加電，一般問題可以解決，切記不可強行打開，否則極易引起切紙刀損壞，如松下V40、V60等。 6、接收傳真正常，復印、發(fā)傳真時有豎直黑條。一般為掃描頭臟引起(如涂改液、公章印)。解決方法：用軟布或棉花蘸酒精液輕輕將掃描頭上贓物擦去。 傳真機使用過程中，要進行保養(yǎng)維護，由于各個型號的機器在結構上的不同，所以維護的方法都不盡相同。下面只能就一些通常的故障現象做以分析。 1．通信故障： 一般通信故障的原因有三種，一是電話線路的連接或線路本身不正常，二是傳真機的內部參數設定不對，三是傳真機的電路部分損壞。遇到這種故障，首先要先咨詢傳真機的專業(yè)維修部　門，如果是前兩種原因應該進行調整，如果是最后一種情況則應請專業(yè)維修人員進行修理。 2．接收或復印的副本文件不清晰： 1）如果接收的文件不清晰，首先向發(fā)送方確認原文件是否清晰，然后對自己的機器進行熱敏頭的測試，所有機器的說明書中都應有熱敏頭的測試方法。檢查機器的熱敏頭是否損壞。如果損壞應更換。上述檢查均沒有問題的情況下，則說明發(fā)送機器有問題。 2）如果發(fā)送或復印文件不清晰，應檢查熱敏頭是否損壞，此外應檢查CIS或CCD及機器的鏡片是否臟，如果機器的掃描器是CIS，還應檢查記錄紙接觸的膠滾（白色）是否有灰塵。一般對這些部分的清洗要用工業(yè)酒精擦拭干凈，不能用水。 3）如果排除了上面的原因，一般講是機器的掃描器或主控板損壞，應請專業(yè)人員更換。 4）除了前面三種原因外，還有可能是機器熱敏頭臟或熱敏頭的安裝位置不正常。 名詞解釋： 多址發(fā)送 一些高檔傳真機可以將文件及多家接收方的電話號碼存儲，然后自動依次撥通分組內的電話號碼（多個地址），分別發(fā)送，不用用戶一個一個地撥號碼發(fā)送，節(jié)省了大量的撥號時間，提高了辦公效率，發(fā)送的結果情況（是否發(fā)送成功）可以打印出來。也叫“廣播發(fā)送”和“多站發(fā)送”。 報告/參考系統(tǒng) 傳真機就象人一樣，工作了一段時間后就要寫總結，寫報告，反饋意見等，而傳真機反饋的是一些信息和傳真機其他的一些系統(tǒng)信息，包括出錯報告、日志報告、系統(tǒng)配置報告、功能列表、存儲號碼列表、安裝幫助，這就是報告/參考系統(tǒng)。 出錯報告：在傳真發(fā)送或接收失敗后傳真機顯示的相關錯誤信息，它可以幫助用戶找到傳真機工作失敗的原因，正確的重新發(fā)送或者接收傳真。日志報告：傳真機在收發(fā)一定次數的文件后，將機器記錄的工作結果打印出來，又稱工作報告。這個報告對統(tǒng)計發(fā)送的文件相當有用處。大部分的傳真機都具有這兩項報告，而其他的報告并不是所有的傳真機都支持。 快速撥號 為了節(jié)省時間，不用記大量的傳真號，一般都設置了一些比較快捷的撥號方法，大大方便了撥號，大致上有單觸式快速撥號、編碼式快速撥號等好幾種快速撥號方式。 單觸式快速撥號： 傳真機可以將一些常用的電話號碼存儲，并用一按鍵來代替號碼，這就象現在的手機的快速撥號功能，撥號時只需按一下這個鍵即可撥號。編碼式快速撥號：傳真機將常用的電話號碼編成一系列的代碼以取代電話號碼的撥號方式，又稱鏈式撥號，例如撥IP卡，將服務號碼存在一個快捷鍵中，將卡號存在另一個快捷鍵，將密碼存在第三個快捷鍵中，這樣一次通話撥三次快捷鍵即可。一般快速撥號都有其支持的最大數目，當然支持的最大數目越大，也就更方便快捷。 網上傳真機 直接在計算機的網頁上發(fā)送傳真給任意本地傳真機（通過代理服務商）。您可以輸入任意中文或西文信息，收件人的傳真號碼可以是任意的本地傳真號碼。隨著Internet的不斷伸延，網絡的觸端遍及各個地方，網上傳真機將不斷發(fā)展。 印章發(fā)送. 這里的印章是指傳真機發(fā)送文件的時候，在固定位置和正文一起傳送到接收方的圖案，就象普通文件的印章一樣。印章發(fā)送增加了傳真的保密性和趣味性。傳真機設置的印章大多有兩種類型：一種是自制印章，用戶根據自己的喜好，又或者按要求制成文字圖象，可以包含有本人地址、照片、公司徽章等，然后使用傳真機特定的紙張掃描到傳真機中；第二種是傳真機提供的印章樣品，如"請來電話"，"急件"，"閱后請銷毀"等等。這些預先設定的印章方便了用戶，用戶只需選擇要傳送那個就行了。印章的規(guī)格一般是80毫米×25毫米。 電話／傳真切換 有些傳真機可以識別來電是傳真或是電話。如果人為按鍵撥號視同電話，機器不啟動工作；如果機器自動撥號則視為傳真，機器自動啟動工作。 電話錄音 有些傳真機附帶有留言錄音功能，和普通的錄音電話功能相同。 靜音接收 有些傳真機可以在電話打進來時不振鈴直接轉入傳真接收狀態(tài)。 免提通話 和電話的免提通話是一樣的功能。但是很多傳真機的免提通話是單向的，即只能免提撥號及接聽，而不能免提通話。 停電通話 傳真機在停電后可以作為普通電話使用。 遙控啟動 一般傳真機的工作啟動要通過按“啟動/開始”鍵。有些機器可以用數字鍵盤來啟動機器的工作。 預約發(fā)送 預約發(fā)送是指傳真機在準備發(fā)送文件過程中可以定時發(fā)送文件。 無紙接收 有些傳真機內置有存儲器（Memory），當記錄紙用完后接收的文件可以存儲在機器的存儲器里，安裝記錄紙后自動打印存儲的文件。在記錄紙用完時，保存文件資料非常的重要。 自動傳真 也就是由傳真機自己完成傳真過程不需要人工的干預，具體操作首先由客戶通過電話按鍵來選擇所需的某一特定的傳真服務，然后傳真服務器會根據客戶的輸入，自動動態(tài)地生成傳真文件，并自動給客戶發(fā)送傳真，方便快捷。客戶也可以根據按鍵自動向語音系統(tǒng)的電腦發(fā)送傳真。電腦傳真:如果在與客戶交談時需要立即為客戶發(fā)傳真，可以通過啟動電腦上的桌面?zhèn)髡?，客戶的資料，如客戶名、傳真號等，會自動調出。選擇客戶所需的傳真內容后，輕輕一點發(fā)送按鈕，傳真就會快速的發(fā)送出去，方便快捷。 自動進稿 自動進稿（ADF-AutoDocumentFeeder）指傳真機可以自動進給多頁文件并對文件分頁。進行多頁稿件發(fā)送，簡單容易又方便。 自動切紙 自動切紙（Autocutter）紙傳真機帶有切紙刀，每傳送一頁就自動切紙，省了用戶專門切紙。 自動展平 針對于熱敏紙而言。由于記錄紙是桶狀的，接收文件后會卷曲，自動展平功能指傳真機在接收文件后將記錄紙自動展平，方便用戶的觀看。 自動重撥 在自動發(fā)送傳真時，如果發(fā)送沒有成功，傳真機可以自動重復撥號。 家用傳真機的新功能:"紙發(fā)郵件" 隨著終端技術、網絡技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的家用電話機、傳真機也具備了越來越多的功能。比如日本最近就出現了一種帶有“紙發(fā)郵件”功能的家用傳真機，可以通過電子郵件與手機及電腦交換信息。 這種稱為NetworkSpeax的“紙發(fā)郵件”傳真機，使用方法與一般的家用傳真相同。發(fā)送“郵件”時，將寫在紙上的文字和插圖等影像數據以附件的形式發(fā)送給手機和電腦。向手機發(fā)送的數據格式為PDF或者JPEG，向電腦發(fā)送的數據格式為PDF、JPEG及TIFF。發(fā)送至手機的影像效果如果選擇標準畫質，那么像素為480×640，如果選擇高畫質效果，則像素為960×1280。接收“郵件”時，操作也與普通傳真機相同，可以直接打印出從手機和電腦接收到的電子郵件。除了接收和發(fā)送“郵件”，這種傳真機還可以“轉送傳真到郵件”，即將收到的傳真轉送至事先設定的電子郵件地址。比如使用該功能，出差在外時可用手機接收辦公室傳真機收到信息，或在家辦公時用電腦接收這些信息。 “紙發(fā)郵件”傳真機的生產商NEC公司稱，這種傳真機尤其適合不擅長在手機或電腦上進行郵件操作的老齡群體和兒童使用。 [編輯本段]數碼傳真機 數碼傳真機由數碼傳真機硬件、局域網傳真服務器軟件和局域網傳真客戶機軟件共同組成，系統(tǒng)使用C/S工作模式。 數碼傳真機局域網版充分利用大部分企業(yè)已有內部局域網的條件，等于讓局域網上的每一個用戶都擁有一臺自己的專用數碼傳真機，大家就不用再為收發(fā)傳真跑來跑去了。出差時，還可將別人發(fā)給自己的傳真轉發(fā)到電子郵件中，同時公司傳真服務器內可備份所有收發(fā)過的傳真。 功能特點 應用廣泛：支持全球范圍內傳真協議，全球范圍內隨時隨地收發(fā)傳真 操作簡易：人性化操作界面，簡單易懂 時尚絢麗：LCD顯示，亞克力面板，體積微小（名片大?。?，便于隨身攜帶，隨時隨地收發(fā)傳真 傳真收發(fā)：無紙化自動/手動收發(fā)傳真，群發(fā)200個傳真號碼。 綠色環(huán)保：無紙應用，節(jié)約耗材，保護環(huán)境，綠色辦公產品。 傳真保密：不需共用傳真機，資料私密又安全。 傳真管理：接收與發(fā)送傳真內容以TIF格式保存數據庫內，并按日期自動分類，便于管理、存檔和搜索。 產品優(yōu)勢 用戶使用傳真，就是看中了傳真實時安全可靠的優(yōu)點。免費傳真軟件是可以收發(fā)傳真的，而且大多為國外軟件，可靠性、兼容性差，要求較強的專業(yè)知識，不符合國內用戶電腦操作水平和使用習慣，同時缺乏很好的傳真日志管理。Modem是為上網設計的，傳真功能只是附加功能，使用時不太穩(wěn)定，易造成死機，沒有語音提示功能；發(fā)傳真時，如果對方是人工摘機，聽不到任何聲音時會掛機。另外在電腦關機時，傳真軟件和Modem都不能工作，不能滿足商業(yè)需要。 數碼傳真機很好地解決了以上問題。 1）電腦關機時仍然可以收發(fā)傳真、文件及語音留言。這樣你可以在下班后或人離開時將電腦關閉，等回來后開啟計算機就可以將接收到的傳真、文件或語音留言自動導入計算機中保存、瀏覽或打印。而電腦傳真軟件則必須開啟計算機才能使用。 2）數碼傳真機功能強大，針對現代辦公的實際需要，精心設計了傳真群發(fā)、發(fā)送、電子簽名蓋章、自動撥打IP、超級電話簿、異地提取、語音留言等多種實用功能，幫你應付日常辦公中的各種情況。另外數碼傳真機全面支持局域網用戶共享傳真收發(fā)功能，如共享發(fā)送、自動分發(fā)、自動轉發(fā)Email、多級電話簿管理和傳真收發(fā)多路由處理等，和同類產品相比，性價比最優(yōu)。 3）更重要的是，數碼傳真機仿Outlook設計，全中文界面，易學易用，安裝方便，操作簡單，專業(yè)、實用、穩(wěn)定、高效、環(huán)保，必將為您帶來優(yōu)質的商務服務。同時數碼傳真機產品榮獲深圳市優(yōu)秀軟件獎、國家電子產品質量合格證書及相關著作版權等，具有良好的信譽和可靠的服務保證。